L’utilisation des tampons encreurs professionnels soulève la question de leur valeur légale en entreprise, surtout avec l’avènement de la signature électronique. Les tampons font partie intégrante de la gestion administrative quotidienne de l’entreprise, mais ont-ils toujours leur place et ont-ils une réelle valeur juridique ?
Quelles sont les obligations légales et la valeur juridique d’un tampon d’entreprise ?
D’un point de vue juridique, la valeur juridique des tampons encreurs d’entreprise n’est pas aussi limpide qu’on le pense. En effet, bien que le cachet d’entreprise ne soit pas soumis à la législation, il est couramment utilisé dans l’administration. Le tampon encreur sert de tampon d’identité de l’entreprise, où figurent des informations permettant de vérifier et de valider l’entreprise (immatriculation, etc..). La création d’un tampon encreur ne nécessite aucun document légal justificatif, mais sa conception nécessite de respecter certaines conditions pour officialiser sa fabrication.
Quels sont les différents modèles de tampons encreurs pour les entreprises ?
Dans la gestion administrative, les entreprises utilisent plusieurs modèles de tampons encreurs, comme le tampon facturier, le tampon dateur et bien d’autres tampons personnalisés comportant des mentions comme Payé le, Reçu le, Duplicata, Numérateur, RH, etc. Ces outils facilitent la gestion des documents. Bien qu’il n’y ait aucune règle quant à l’utilisation de ces tampons, ils doivent obligatoirement faire apparaître les données importantes de l’entreprise comme le nom, l’adresse, le numéro de téléphone etc…
Quelles données doivent apparaître sur le tampon encreur ?
Les tampons encreurs doivent comporter le nom de l’entreprise, l’ adresse du siège social, la dénomination sociale, les coordonnées téléphoniques, ainsi que des informations juridiques (SARL, SAS, EURL, etc.). Le tampon doit afficher le numéro d’identification de l’entreprise (Siren, l’APE, numéro de TVA Intracommunautaire, capital social…). Toutes les informations utiles permettant d’identifier l’entreprise doivent y figurer. Cependant, étant donné que les tampons sont limités en caractères et en espace, il est parfois difficile d’y intégrer toutes ces informations.
Qu’est-ce qui donne une valeur juridique à un tampon encreur de société ?
Juridiquement, le tampon encreur d’entreprise n’a pas de valeur légale, il peut acquérir une valeur juridique s’il est agrémenté de la signature du responsable juridique de l’entreprise (gérant, co-gérant, associé, etc..), tant qu’il en a le pouvoir légal. La signature manuelle rend le document tamponné légal, si la personne signataire a le pouvoir de le faire. Le pouvoir est un document officiel stipulant que la direction donne pouvoir à la personne nommée.
Pour information, il peut arriver que des documents soient contestés en justice et que la validité de la signature soit remise en question. Dans ce cas, il est crucial de pouvoir prouver que la signature a bien été apposée par une personne habilitée à le faire, et que le tampon encreur utilisé est bien celui de l’entreprise. Voici quelques astuces pour apporter une valeur légale à votre tampon encreur :
Utiliser un tampon encreur conforme aux normes en vigueur
Il existe des normes en vigueur en matière de tampons encreurs, qui garantissent leur qualité et leur conformité aux exigences légales. Il est donc important de choisir un tampon encreur qui respecte ces normes.
Faire figurer les mentions obligatoires sur le tampon encreur
Le tampon encreur doit comporter certaines mentions obligatoires, notamment le nom de l’entreprise, son numéro d’identification, la forme juridique de l’entreprise et le siège social. Ces informations permettent d’identifier clairement l’entreprise qui a apposé le tampon encreur.
Utiliser un tampon encreur personnalisé
Un tampon encreur personnalisé permet d’ajouter des informations supplémentaires sur le tampon, comme le nom et la fonction de la personne qui l’utilise. Cela permet d’identifier clairement la personne qui a apposé la signature.
Utiliser une encre indélébile
L’encre utilisée pour le tampon encreur doit être indélébile, c’est-à-dire qu’elle ne doit pas pouvoir être effacée ou altérée facilement. Cela permet de s’assurer que la signature reste visible et lisible sur le document.
Conserver une trace des signatures apposées avec le tampon encreur
Il est important de conserver une trace des signatures apposées avec le tampon encreur, par exemple en numérisant les documents signés. Cela permet de prouver l’authenticité des signatures en cas de litige.
En suivant tous ces conseils, vous apporterez une valeur légale à votre tampon encreur d’entreprise et vous prémunir contre les contestations éventuelles de vos documents signés. N’hésitez pas à demander conseil à un professionnel pour vous aider à choisir le tampon encreur le plus adapté à vos besoins.