Onboarding salarié : comment réussir l’intégration d’un nouveau collaborateur ?

Onboarding d'un salarié qui intègre une entreprise

Nous avions déjà abordé le sujet de l’offboarding dans un précédent article mais connaissiez-vous l’onboarding salarié ? Saviez-vous que c’est une étape obligatoire qui intervient juste après la phase de recrutement ? Processus vital, surtout quand le télétravail est de rigueur, découvrez, à travers nos conseils, comment faciliter l’intégration de vos nouveaux collaborateurs.

L’onboarding salarié : un moment crucial pour tout nouveau collègue

Le premier jour d’arrivée en entreprise d’un nouveau collaborateur est important que ce soit pour la société ou pour le collaborateur lui-même. En effet, si la première journée se révèle négative d’un point de vue accueil, de l’indisponibilité du manager, d’équipement incomplet (PC, téléphone, badge, carte de visite), le nouveau salarié peut se questionner sur le choix de rester ou de partir. Effectivement, des chiffres révèlent que 4 % des salariés ont quitté leur nouvelle entreprise après avoir effectué une première journée de travail totalement ratée. 

Cette situation serait vraiment dommage alors que le processus de recrutement vous a pris beaucoup de temps pour choisir le meilleur candidat pour intégrer votre entreprise. Pour éviter ce désagrément, il est important de tout mettre en œuvre afin que le nouveau salarié sente que son arrivée était attendue. Cela passe par une préparation anticipée de celle-ci. Voici quelques conseils pour réussir l’intégration de votre nouvelle recrue.

Le 1er jour d’arrivée d’un nouveau collaborateur se prépare 

Avant toute chose, il est important que la personne désignée pour accueillir le nouveau collaborateur soit présente avant son arrivée afin d’inspecter les derniers détails. Lorsque le nouvel employé arrive, le premier contact est crucial, inutile de vous rappeler que vous devez l’accueillir chaleureusement et avec sourire. Prenez le temps de lui transmettre tout son équipement de travail (PC, téléphone, badge etc) et même de l’aider à s’installer, surtout si vous fonctionnez en flex office. Transmettez lui également ses codes d’accès informatiques qu’il personnalisera par la suite. 

Il est également recommandé de préparer un livret d’accueil comportant toutes les informations nécessaires sur le fonctionnement de l’entreprise sans oublier les éléments complémentaires concernant l’entreprise afin de le familiariser au plus vite avec les produits et services que proposent la société. Toutes ces actions vont favoriser par la suite votre marque employeur, en incitant par exemple le collaborateur à partager son expérience salariale sur des plate-formes comme Glassdoor, Indeed etc.

Faites découvrir l’entreprise avec une visite guidée.

Lorsque l’on arrive fraîchement dans une nouvelle entreprise, il faut du temps pour se repérer et prendre ses marques. Cependant, il serait fort appréciable d’accompagner le nouveau salarié pour une visite guidée des locaux, surtout si votre structure est adepte du travail hybride. La visite guidée et les conseils que vous prodiguez au nouvel arrivant lui permettront de prendre plus facilement ses marques et de se familiariser avec les lieux. De plus, pendant la visite guidée, vous risquez fort de rencontrer en cours de route des collègues. C’est le moment propice pour présenter le nouveau collaborateur à ses futurs collègues de travail, ce premier contact l’aidera à tisser des liens plus rapidement.

Soyez un élément facilitateur pour aider le nouveau collaborateur à créer du lien. Dans la continuité de la visite des locaux afin que le nouveau collaborateur puisse commencer à se familiariser avec son nouvel espace de travail, il est important que les personnes faisant parties de sa future équipe puissent être prévenues en amont de son arrivée au poste qu’il va occuper. Il est fortement recommandé de bien communiquer avec son équipe afin d’éviter toute situation désagréable et déstabilisante avec ses futurs collègues. 

Il est préférable, dans la mesure du possible et selon les agendas des uns et des autres, de prendre le temps nécessaire pour faire les présentations en bonne et due forme de chaque membre d’équipe que ce soit leur nom, prénom, leur fonction et les projets qu’ils pilotent. Ces présentations doivent se faire dans une atmosphère décontractée autour d’un café ou d’un déjeuner organisé par le manager de l’équipe afin de passer un premier moment de convivialité.

Il est primordial que le nouvel arrivant sente que sa présence était attendue et préparée, il sera sensible à cette attention, surtout s’il est accueilli avec bienveillance et chaleur. Ces premiers instants lui permettront de se sentir plus à l’aise et il pourra de ce fait être plus stimulé par la prise en main de son poste. Si le statut de sa fonction le nécessite, il serait judicieux d’anticiper et de planifier les formations utiles à sa nouvelle prise de poste. L’employé gagnera assez rapidement en efficacité, productivité et rapidité.

Désigner un parrain pour l’accompagner les premiers jours de son arrivée

Il est conseillé de nommer un parrain ou un tuteur afin d’accompagner le nouveau collaborateur tout au long de sa prise de poste. Ce parrain ou tuteur devra s’assurer que le collaborateur se sente bien à l’aise dans les locaux et que celui-ci puisse obtenir des réponses en cas de questionnement sur l’organisation ou l’identité d’un collègue de travail. Il est important que le parrain soit une personne dotée d’une bonne communication et d’une certaine disponibilité.

Rapport et retour d’expérience du nouveau collaborateur 

Lorsque le processus d’intégration touche à sa fin et que le collaborateur s’est parfaitement adapté et qu’il est autonome à son nouveau poste. Il est intéressant de lui demander de répondre à un questionnaire sur le bon déroulement de son accueil et son intégration. Il serait très judicieux de planifier des points réguliers afin de vous assurer de la bonne évolution durant la période d’essai du nouvel arrivant, de sa motivation, et de faire remonter les informations à son manager si celui-ci émet des doutes ou des problèmes pendant le parcours d’intégration.

Vous l’aurez compris, les premiers pas dans l’entreprise lorsque l’on est nouveau sont très importants et très impactants. Ils peuvent vous stimuler ou vous réfréner. Ne négligez pas cette étape cruciale et préparez-là avec minutie afin que le processus de recrutement se passe parfaitement bien, que ce soit en amont ou en aval.

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